Håndtering af persondata for grundejerforeningen

Retningslinjer for håndtering af Personoplysninger i Grundejerforeningen Utzons Allé

Grundejerforeningen Utzons Allé’s dataansvar

Grundejerforeningen, som du er medlem af, behandler personoplysninger og bestyrelsen har derfor vedtaget denne politik for håndtering af persondata, der kort fortæller dig, hvilke oplysninger, vi behandler, samt hvordan vi behandler dine personoplysninger. Dette for at sikre en fair og gennemsigtig behandling.

Gennemgående for foreningens databehandling er, at foreningen kun behandler almindelige personoplysninger til bestemte foreningsrelaterede formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Foreningen behandler med andre ord kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af foreningens angivne formål.

Personoplysninger om forhenværende grundejere slettes senest 14 hverdage efter fraflytning.

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige

Grundejerforeningen er dataansvarlig, og foreningen sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.
Til dette formål har foreningen udpeget en dataansvarlig, der kan kontaktes, såfremt du f.eks. har spørgsmål.

Kontaktoplysninger på foreningens dataansvarlige:

Foreningens CVR-nr: 34426333
Kontaktperson: Foreningens kasserer Allan Jensen, kontakt her: Bestyrelsen
Adresse: Utzons Allé
Postnummer: 5240 Odense NØ

Behandling af personoplysninger

Foreningen behandler følgende personoplysninger:

  • Almindelige personoplysninger på medlemmer:
    • Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, foreningsadresse, postadresse, indmeldelsesdato samt evt. telefonnummer og e-mailadresse.
  • Ved foreningsadresse forstås adressen på ejendommen, der er beliggende i foreningens område.
  • Ved postadresse forstås den adresse, som du har oplyst som kontaktadresse, såfremt du ikke bor på foreningsadressen.

Her indsamler foreningen oplysninger fra:

Normalt får foreningen oplysningerne fra dig eller fra ejendomsformidlere på dine vegne.

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger:

Foreningen behandler kun dine personoplysninger til bestemte formål, når foreningen har en lovlig grund.

Lovlige grunde til behandling er særligt:

  • Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger
  • At det er nødvendigt for at opfylde dit medlemskab af foreningen, herunder jf. vedtægterne samt deklarationen
  • Behandling, der måtte følge af lovkrav
  • Behandling, der måtte kræve nærmere samtykke fra dig i den pågældende situation

​Formål med behandling af medlemsoplysninger:

  • Er foreningens generelle medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning, indkaldelse til generalforsamling, udsendelse af generalforsamlings-/bestyrelsesreferat (og hvad foreningen ellers måtte foretage sig).
  • Som led i foreningens aktiviteter
  • Administration af din relation til foreningen

Foreningen behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

I det omfang foreningen behandler dine medlemsoplysninger, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:

  • Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til foreningens pligter jf. vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling
  • Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning af og registrering af betaling af kontingent, evt. forfølgning af restancer, herunder retslig inkasso.
  • Af praktiske og administrative hensyn, herunder bestemmelser i Regnskabslovgivningen, opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i en periode efter din udmeldelse af foreningen (se afsnittet opbevaring og sletning af dine personoplysninger).

Samtykke

Foreningens behandling af dine personoplysninger baserer sig på et andet lovligt grundlag end samtykke, da medlemskab af foreningen betinger bestyrelsen muligheden for at indkræve kontingent, samt udsende indkaldelse/referat til generalforsamling og andre møder.

Videregivelse af dine personoplysninger

Foreningen videregiver ikke personoplysninger, og heller ikke til virksomheder til markedsføring.  

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Foreningen opbevarer dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:

  • Af praktiske og administrative hensyn, herunder bestemmelser i Regnskabslovgivningen, opbevarer foreningen dine almindelige medlemsoplysninger i op til 5 år efter kalenderåret for ophør af medlemskab.

Dine rettigheder

Du har en række særlige rettigheder efter Persondataforordningen, når foreningen behandler personoplysninger om dig:

  • Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
  • Retten til indsigt i egne personoplysninger
  • Retten til berigtigelse
  • Retten til sletning
  • Retten til begrænsning af behandling
  • Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
  • Retten til indsigelse

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod foreningens behandling, ved at henvende dig til foreningens dataansvarlige. Den dataansvarliges kontaktoplysninger finder du øverst i dokumentet. 

Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger foreningen, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald de nødvendige ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

Revidering af persondatapolitikken

Foreningen forbeholder sig retten til at foretage ændringer i nærværende persondatapolitik fra tid til anden. Den til enhver tid gældende persondatapolitik vil være tilgængelig på foreningens hjemmeside. Ved større, væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.